請求書の書き方や作成する際のポイントについて解説
請求書は企業にとって自社の売上に直結する重要な書類です。自社の商品やサービスの料金や代価について、支払いを求めるために発行します。金額や取引内容、振込口座、振込手数料などを明記した請求書を発行すれば、取引先の支払い忘れの防止にもつながります。
今回は、請求書の書き方や作成する際のポイントについて解説していきます。
そもそも請求書とは？
請求書とは、商品を販売する際、購入する側へ料金の請求を行うために発行する文書です。
実は請求書の発行は法律上特に規定が無いため、購入側と販売側双方が了承すれば、請求書を発行する必要はありません。しかし口頭での取引や殴り書きのメモなどでは、支払いを忘れてしまうケースや、支払金額と請求金額に相違が生じてしまうリスクが伴います。そういったリスクを未然に防ぐためにも、販売する側が請求書を発行し、購入する側に提出することが一般化されています。
請求書の役割とは？
受注者が提供した商品やサービスの代金を依頼者へ請求するための書類で、取引上だけではなく、経理的な観点においても金銭のやり取りを残す文書として重要な役割を担っています。商品を納品した後や検収書を受領したタイミングで作成することが多く、書類には請求金額・請求内容の明細・支払期限・支払方法などの情報を記載して提出します。
請求する行為は必ず書面で行う必要はなく、双方の合意があれば口頭で行うことも可能です。そのため、法律上は請求を口頭で行うことも、印鑑の押印がない請求書を使用することも認められ、請求書に印鑑は不要です。しかし、請求の際には多くの場合に印鑑が押された請求書が使われます。それは、慣習によるものですがトラブルを避けるといった目的があります。
請求書の基本項目について
請求書の書き方には法律上の定まった形式やフォーマットがありません。取引先のルールに合わせ、どのような要望があるのか事前に確認することが大切です。
請求書の記入すべき項目
❶請求先の宛名：会社名、屋号、個人名などの請求先を記入します。会社名、屋号、個人名の後の『御中、様』に気をつけて下さい。
※法人宛の場合 (例)◯◯○○株式会社 御中 個人宛の場合 (例)○○○○ 様
➋請求書No：必須ではありませんが、後々の管理に便利です。
❸請求書の発行日：いつの取引か分かるよう年表記から記入します。
❹請求者の会社名、住所、電話番号など：先方に分かるように記入します。
➎請求側の会社捺印：角印など捺印。必須ではないですが、あるとより信用度が増します。
❻件名：請求するサービスや商品の名称を記入します。
❼合計請求金額：税込みで記入します。
❽支払い期限（お振込み期限）：事前に取引先に確認した上で記載します。取引先によって支払いサイトが変わってきますので、前もって確認しましょう。
❾適用：請求する商品・サービスを記入します。
❿数量.⓫単価⓬金額：間違いのないように確認しましょう。
⓭小計⓮消費税：消費税は切り捨てにする場合が多いようです。
⓯合計金額：❼の合計請求金額とあっているかを確認します。
⓰振込先：支払い方法・銀行口座名 名義などを記入します。
⓱備考：請求書に関する注意事項などを記入します。
請求書はひな形やテンプレートを準備しておくと、請求先、金額、期日などを変更して汎用的に利用できますので、予め準備をしておきましょう。
請求書作成のポイントとは？
請求書を作るときに意識しておきたいポイントを以下にまとめましたので、ご確認ください。
日付の決め方
請求書に記載する日付には、「請求書の発行日」「支払い期限（振込み期限）」があります。
「請求書の発行日」は、請求書を発行した日付を記載します。注意点としては、発行日を請求書の作成日や印刷日にするのではなく、取引先の締め支払いに合わせた日付を記載するのが基本です。請求締め日は企業によって違いますので、請求書の発行日によっては、受取側の経理の処理月に影響してしまいます。必ず事前に取引先に確認をしておきましょう。
「支払い期限（振込み期限）」は必ず明記しましょう。契約合意前に見積書で支払い条件を提示し、取引先の支払い条件とすりあわせをしておくとスムーズです。特に契約上の取り決めがなければ、支払日は支払う側の支払い規定となります。（たとえば「月末締の翌月25日払い」の場合、当月までに請求した代金は翌月の25日に支払われることになります。） あらかじめ支払規定について明確にし、書面に明記しておくことでトラブルの無い取引につながってきます。
最後に、締日が、例えば土日祝日であっても日を調整する必要はなく、その締め日（土日祝日）で問題ありません。
サイズはA4が一般的
請求書に決まったサイズはありません。しかし、パソコンで作成するのであれば、A4サイズが一般的です。市販の請求書にはこれ以外のサイズもありますが、相手先企業の書類整理の手間を省くという意味では、A4のタイプを選ぶのがおすすめです。
請求書の印鑑について
請求書に印鑑を押すという行為を通して、会社が請求書を発行したという証明になります。そのため、印鑑のない請求書よりも信頼度が増します。なお、印鑑が押されている請求書を偽造した場合は、有印私文書偽造で3カ月以上5年以下の懲役となりますが、印鑑のない請求書を偽造した場合は、無印私文書偽造で1年以下の懲役または10万円以下の罰金となります。印鑑が押されている請求書の偽造の方が厳しく罰せられるため、不正が行われにくいといえます。
また、請求書への押印は長く行われている慣習のため、会社によっては印鑑の押印がない請求書は受け付けないといった規定が設定されている場合があります。よって、法律上の義務ではありませんが、トラブル防止のため、また、印鑑がない請求書を受け付けない会社の対策としても、請求書には押印を行うとよいでしょう。
通し番号をつけておくと便利
請求書に通し番号をつけておくと、書類の整理がしやすくなるのでおすすめです。経理で管理しやすい通し番号のつけ方を決めましょう。
取引が完了したらすみやかに発行する
取引完了後、いつまでも請求書を発行しないと、支払いができずに先方に迷惑をかけてしまうことがあります。1ヵ月ごとであれば、その月の最後の取引完了後、都度であれば取引完了後に遅滞なく発行しましょう。
振込手数料について
備考として、振込手数料の負担について記載します。契約の段階でどちらが負担するのか決めておくと良いでしょう。
端数が出た場合
消費税の都合などで金額に端数が出てしまった場合は、自社の規定に従って処理を行います。どのように処理をするのかに法的な決まりはありませんが、毎回同じように処理するようにしてください。
請求書の送り方
請求書を書き終えたら次は送付です。送付前には請求書の内容に間違いがないか、送付先に誤りがないかを再確認しましょう。請求書の送り方は郵送、FAX、PDFをメールする方法が一般的です。郵送する場合、請求書は親書となりますので、宅急便は使わず郵送しましょう。
請求書の保存期間
保存期間は、所得税法、消費税法、法人税法などで定められており、法人、個人事業主で保存期間が異なります。
法人は、請求書の保存期間の起算点は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。そのため、請求書の日付から数えて7年間ではないので注意しましょう。
個人事業主における請求書の保存期間は青色申告、白色申告にかかわらず5年間です。なお、法律上義務付けられている請求書の保存期間は5年間ですが、帳簿は7年間保存する必要があるため、可能であれば請求書も7年間保存しておくとよいでしょう。
まとめ
請求書を書く際には、「相手に伝わる請求書」を作成することを意識しましょう。また、事前に取引先に確認しておきたい項目がいくつかありますので、忘れずに確認しましょう。事前確認を忘れたトラブルが最も多いです。そして、債権回収のためにアクションを早めに起こすためにも、継続的な取引先の債権・与信・入金管理は欠かさないように徹底しましょう。
