助成金にもつながる！？『就労規則』の作成目的や手続きについて解説
起業・開業して、会社の状況次第では『就労規則』の作成が義務付けられています。その義務を守らないと罰金が科せられるため、就業規則の基本事項を知る、身に付ける必要があります。
今回は、就労規則の作成目的や手続きについて解説していきます。
就業規則とは？
事業場ごとに作成される、雇用主と従業員の間の雇用に関するルールを定めたものです。
常時10人以上の労働者を使用する雇用主は、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届出をしなければなりません（労働基準法89条）。就業規則は、会社ごとではなく、事業場（支店や店舗）ごとに作成するものなので、会社全体として10人以上の従業員がいたとしても、各事業場に10人未満の従業員しかいない場合、作成は義務付けられません。
就業規則の作成目的
労働者が安心して働ける明るい職場を作ることは、事業規模や業種を問わず、すべての事業場にとって重要なことです。そのためには、あらかじめ就業規則で労働時間や賃金をはじめ、人事・服務規律など、労働者の労働条件や待遇の基準をはっきりと定め、労使間でトラブルが生じないようにしておくことが目的になります。
就業規則作成の手続き
作成を行なった就業規則の届け出については、所轄の労働基準監督署へ行います。
ちなみに就業規則を作成するためには、その事業場の労働者の過半数で組織された労働組合があればその労働組合、ない場合は過半数労働者から選任された代表者の意見を聞く必要があります。届け出を行う際に労働者の意見も聞いているということを示すために、この代表者の意見を添付する必要があります。
更に、起業時は人数が少なかったが、企業の規模が大きくなり、従業員が増えるとそれに見合った規則の変更が必要になります。時代の変化とともに、時勢に合った規則の改定が必要な場合もあるでしょう。就業規則は内容変更や追記が可能です。その際は、就業規則の作成時と同様、労働基準法第89条に従って所轄労働基準監督署長に届け出る必要があります。歴史が長い企業の就業規則を見ると、変更や追記したという記録があるのはこのためです。
就業規則を作成する際の記載事項
就業規則を作成する際は、どのようなことを規定するのか細かく法律で定められています。そのなかで、必ず記載しなければならない事項（絶対的記載事項）と会社の任意で記載する事項（相対的記載事項）は以下になります。
- 勤務形態
- 労働時間
- 労働賃金
- 休日・休暇制度
- 退職手続き
- 解雇条件
- 定年の規定
絶対的必要記載事項は、「労働時間に関する事」「賃金に関する事」「退職に関する事」の3つです。
労働時間に関する事
始業時間、終業時間をはじめとして休憩時間、休日、休暇、交代制の場合は就業時転換などについて記載しなければいけません。
賃金に関する内容
賃金の額や計算方法、締め切り、支払日、昇給などに関する内容です。
退職に関する内容
退職時のルールなど（解雇の事由を含む）を記載します。
その他、 労働基準法において、必ず記載しなければいけないと定められているものではありませんが、企業によっては就業規則の制定趣旨や根本精神の宣言、さらには解釈や適用に関する規定などを記載する場合もあります。こういった任意で記載することのできる項目を「任意的記載事項」といいます。
- 退職金制度
- 賞与・一時金制度
- 労働賃金
- 安全衛生
- 懲戒処分について
- 食費・作業用品などの負担
- 職業訓練
- 災害補償
上記の項目は絶対就業規則に記載しないといけないものではありませんが、これらの項目に関する決まりを定める際には合わせて記載をする必要があります。
退職金やボーナス(賞与)などは、相対的記載事項です。そのため、会社で制度や規定がなくても違法ではありません。ハラスメント規定に関しては、記載事項として定められていませんが、会社側は規定しておくべきでしょう。なお、これら事項が記載されていなくても就業規則に効力をもたせることができます。
また、作成した就業規則は、従業員一人一人に配布する、従業員がいつでも見れるように掲示する、備え付ける義務もあります。就業規則を苦労して作成しても、社内のキャビネットに眠ったままで従業員が存在を知らないのでは意味がありません。
就業規則を作成するメリット
就業規則の作成には多くのメリットがあります。うまく活用することで、労使ともに充実した会社生活を送ることが可能となるはずです。義務付けられている企業はもちろん、義務付けられていない企業でも作成しておいて損はありません。
社内ルールの見える化
もしも就業規則が存在しない場合、新たに労働者を雇うごとに一から規則の内容を示す必要があるため、手間や時間がかかります。就業規則を作成し、職場内で守るべきルールを統一することで、労働者はいつでも社内ルールを知ることが可能となり、職場規律を整えることができます。
労使間のトラブル防止
「言った」「言わない」などの些細な行き違いから、労使間のトラブルに発展することがあります。このような行き違いを防ぐツールとして、就業規則は非常に有効です。
労務管理の効率化
例えば、給与計算担当者や人事労務管理に携わる社員が業務を行う際、就業規則がきちんと整備されていれば、労働者の給与計算や労務管理を効率良く行うことが可能となります。
助成金対策
キャリアアップ助成金など、助成制度の内容はさまざまなものがありますが、制度を利用するための要件として多くのケースで定められているのが「就業規則の提出」です。 内容に応じて整備方法は異なるものの、労働者の雇用状況を知るためのツールとして就業規則は広く活用されています。
就業規則を用意する事が条件の助成金
スタートアップ企業でも利用できる厚生労働省の助成金制度は少なくありません。しかしながら、これらの助成金を受給するためには、多くの場合に就業規則を作成していることが条件になっています。そのため、助成金を利用したいと考えている会社は、社員数が10名未満であっても早めに就業規則を作成しておいたほうが良いです。
- キャリアアップ助成金：
- 職場定着支援助成金：
一定の条件を満たす契約社員を正社員に転換したら対象者1人につき57万円が支給。
社員に新たな手当を支給するなどの待遇改善の施策を導入すると最大で100万円が支給。
専門家に任せる事も検討しましょう
労務関連の専門家である社会保険労務士（社労士）や弁護士のいずれかの専門家に相談すれば、適切なアドバイスがもらえます。特に就業規則の作成などに精通している専門家がいいでしょう。知識があり、安心して相談できる人が望ましいです。
そして、専門家に依頼する場合は当然手数料がかかります。依頼内容により金額はバラバラですので、予め確認しておきましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、就労規則の作成目的や手続きについて解説しました。
就業規則を作成することは、労働環境や労働条件などを含め、どういう会社にしていきたいのかを意識する機会にもなります。是非、就業規則の作成をただの面倒な作業と捉えずに、どういう会社にしていくのかを考えるための良い機会と捉え、前向きに行なうようにしてみてください。
